STOP Berkata Saya Sibuk !

Salah satu permasalahan umum yang dialami oleh semua orang, tak terkecuali seorang entrepreneur, adalah susahnya mengatur waktu. Susahnya mengatur waktu ini ternyata memiliki akibat yang fatal bagi para entrepreneur. Akibat yang pertama adalah, terjadinya work-family conflict, yaitu konflik antara pekerjaan dan keluarga. Work-family conflict terjadi karena seseorang tidak bisa membagi waktunya antara mengerjakan tanggung jawab di dalam pekerjaan serta di dalam keluarga. Akibat yang kedua adalah, tidak tercapainya work-life balance, atau keseimbangan antara pekerjaan dengan kehidupan. Bayangkan saja, bila seseorang tidak bisa mengatur waktu dengan baik, akan terjadi ketimpangan. Yang harusnya ada keseimbangan antara bersenang-senang dan bekerja, terpaksa seseorang harus bekerja terus menerus untuk mengejar deadline. Jika kondisi ini terjadi terus-menerus, kita tidak akan menikmati pekerjaan bukan?

Maka dari itu, kali ini UCEO akan menyajikan cara-cara jitu mengatur waktu serta menentukan prioritas. Kami berharap, UC Onliners tidak bingung lagi mengatur pekerjaan serta kegiatan dalam jatah waktu 24 jam ini. Seni mengatur waktu ini kita kenal dengan istilah keren time management. Dalam membuat sebuah time management, Anda harus terlebih dahulu mengerti akan seberapa penting tugas-tugas yang harus Anda kerjakan. Namun, terlebih dahulu UCEO ingin membagikan kepada UC Onliners 5 hambatan time management, sebagai berikut :

1. Mengerjakan terlalu banyak hal sekaligus
Ternyata,waktu 24 jam ini memang bukan waktu yang banyak untuk menyelesaikan semua tugas sekaligus. Batasan waktu 24 jam yang tidak bisa kita tawar-tawar ini mengharuskan kita untuk membatasi pekerjaan serta aktivitas kita. Satu-satunya cara untuk mengatasi hambatan ini adalah dengan membuat daftar prioritas dan mengikuti daftar prioritas itu dengan fokus. Bagaimana cara membuat daftar prioritas? UCEO akan membahasnya di segmen berikutnya.

2. Tidak mampu berkata TIDAK
Ketidakmampuan menolak pekerjaan, janji makan malam, ajakan jalan-jalan, hal-hal inilah yang membuat waktu yang seharusnya cukup, menjadi tidak cukup. Anda sudah dibatasi dengan 24 jam, Anda sendiri jugalah yang harusnya membatasi aktivitas apa yang akan Anda kerjakan dalam kurun waktu tersebut.

3. Hobi menunda tugas
Penyakit suka menunda ini menyebabkan pekerjaan menumpuk, janji yang sudah dibuat jauh-jauh hari jadi batal, dan akhirnya membuat kita stress dalam bekerja. Bila mungkin, mampatkan semua pekerjaan dalam satu waktu, selesaikan saat itu juga, sehingga ketika telah pulang ke rumah, Anda bisa bersantai menikmati hidup, atau bersenda gurau bersama keluarga.

4. Ingin jadi sempurna
Buat seseorang yang memiliki kepribadian perfeksionis, susah sekali menghilangkan keinginan yang satu ini. Akan tetapi, jika Anda tidak ingin memiliki pekerjaan yang sangat membebani, sadarlah bahwa menjadi tidak sempurna bukanlah suatu dosa. Dan, beranilah untuk mendelegasikan tugas. Bagikan tugas Anda pada bawahan, atau tim. Belajarlah percaya bahwa orang lainpun juga misa mengerjakan pekerjaan dengan baik.

5. Keterlambatan
Tidak hanya membuat waktu yang seharusnya bermanfaat menjadi terbuang, keterlambatan juga membuat stress. Seseorang yang selalu memiliki rush hour di pagi hari, tidak akan bisa bekerja dengan fokus di tempat kerja, dan ini membuat pekerjaan tidak terselesaikan dengan baik. Waktu juga akhirnya terbuang sia-sia.

Setelah tahu hambatan-hambatan di atas, apa langkah yang harus kita ambil?

Tentukan prioritas.
Dengan mengetahui prioritas, tugas dan tanggung jawab akan semakin jelas. Kita akan semakin tahu mana yang harus didahulukan, ditunda, dan disingkirkan. UCEO ingin membagikan satu cara yang pernah dipopulerkan oleh Dr. Stephen Covey. Cara ini bernama ”Urgent/Important Matrix. Bagi UC Onliners yang sudah membaca buku The 7 Habits of Highly Effective People, pasti sudah tidak asing lagi dengan cara di bawah ini.

Nah, tabel di atas itulah yang dinamakan Urgent/Important Matrix. Sebelum membuat tabel tersebut, buatlah kegiatan-kegiatan yang harus Anda lakukan secara acak. Kegiatan ini bisa per hari, per minggu, atau per bulan, tergantung pada banyaknya kegiatan yang sedang Anda susun. Dari kegiatan-kegiatan tersebut, pilahlah menurut kolom yang tersedia pada matriks. Semakin ke atas dan ke kanan, maka kegiatan tersebut semakin important dan urgent. Important adalah penting, urgent adalah mendesak.

Kegiatan-kegiatan yang ada dalam kolom important and urgent adalah kegiatan yang sudah pasti harus Anda lakukan dalam waktu dekat, dan itulah prioritas utama Anda. Contohnya adalah pekerjaan yang besok harus selesai, janji makan malam di ulang tahun pernikahan, perayaan ulang tahun anak, dan lain-lain. Untuk kegiatan-kegiatan tersebut, Anda harus mengerjakannya sesegera mungkin tanpa menunda.

Kegiatan-kegiatan yang masuk pada kolom urgent, not important adalah kegiatan yang sebenarnya mendesak, tetapi tidak begitu penting. Kegiatan-kegiatan ini biasanya bisa didelegasikan. Misal, mengirimkan paket yang harus tiba esok lusa. Karena Anda harus mengerjakan pekerjaan yang important and urgent, maka Anda bisa meminta bantuan orang lain untuk mengirimkan paket.

Selanjutnya, kegiatan-kegiatan yang berada dalam kolom not urgent, important adalah kegiatan yang tidak mendesak, tetapi penting. Contohnya adalah potong rambut, jalan-jalan ke mall bersama teman atau keluarga, dan lain-lain. Kegiatan ini bisa ditunda.

Kolom yang terakhir, yaitu not urgent, not important adalah kegiatan yang nampaknya harus Anda buang terlebih dahulu untuk bisa memaksimalkan kegiatan-kegiatan lainnya.

Nah, UC Onliners, cara-cara jitu di atas bisa diresapi dan dilakukan untuk membuat waktu Anda yang berharga tidak terbuang sia-sia.

Selamat mencoba!

Sumber :
- http://www.mindtools.com/
- Student Affairs & Alumni Bureau Universitas Ciputra